Archivierungsfristen

Archivierungsfristen

Aufbewahrungs- und Entsorgungsfristen

Unternehmen, Selbständige oder Institutionen sind gesetzlich dazu verpflichtet Akten, Daten, Unterlagen, Verträge fristgerecht aufzubewahren und auch zugänglich zu haben.  Wie lange Sie das Archivgut aufbewahren müssen und wann Sie etwas entsorgen können, finden Sie in der Tabelle. Sie erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Diese Unterlagen können Sie ab
1. Januar 2018 vernichten:
Aufbewahrungsfrist Vernichtbare Unterlagen aus den Jahren
bzw. mit letztem Eintrag im Jahr
Abrechnungsunterlagen 6 2011 und früher
Abkürzungsverzeichnis, soweit
Erklärungsfunktion für Programm u.ä.
10 2007 und früher
Abrechnungsunterlagen, soweit
keine Buchungsgrundlage
6 2011 und früher
Abrechnungsunterlagen, soweit
Buchungsgrundlage
10 2007 und früher
Abschlußübersicht
(falls keine Bilanz erstellt wurde)
10 2007 und früher
Abtretungserklärungen 6 2011 und früher
Änderungsnachweis der EDV-Buchführung 10 2007 und früher
Akkreditive 10 2007 und früher
Aktenvermerke 6 2011 und früher
Angebote 6 2011 und früher
Angestelltenversicherung (Buchungsbelege) 10 2007 und früher
Anhang 10 2007 und früher
Anlagevermögensbücher und -karteien 10 2007 und früher
Anlagenverzeichnis 10 2007 und früher
Anlagezu- und Abgangsmeldungen 10 2007 und früher
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage 6 2011 und früher
Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung 10 2007 und früher
Auftragsbestätigungen 6 2011 und früher
Auftrags- und Bestellunterlagen 6 2011 und früher
Ausfuhrgenehmigungen 6 2011 und früher
Ausfuhrunterlagen 6 2011 und früher
Ausgangsrechnungen 10 2007 und früher
Außendienstabrechnungen (Gehaltslisten) 10 2007 und früher
     
Bankbelege 10 2007 und früher
Bankbürgschaften 6 2011 und früher
Baubücher 6 2011 und früher
Bauakten 6 2011 und früher
Baugenehmigungen 6 2011 und früher
Baupläne 6 2011 und früher
Beförderungspapiere im Güterkraftverkehr 6 2011 und früher
Beitragsabrechnungen
der Sozialversicherungsträger
6 2011 und früher
Belege (soweit Buchungsgrundlage) 10 2007 und früher
Belegzusammenstellungen 10 2007 und früher
Bestellungen 6 2011 und früher
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen
als Bewertungsunterlage
10 2007 und früher
Betriebskrankenkasse (Buchungs- und
Abrechnungsunterlagen)
10 2007 und früher
Betriebskostenabrechnung
(soweit nicht Buchungsgrundlage)
6 2011 und früher
Betriebsprüfungsberichte 6 2011 und früher
Bewertungsunterlagen 10 2007 und früher
Bewirtungsunterlagen und Belege 10 2007 und früher
Bilanzen (Jahresbilanzen) 10 2007 und früher
Bilanzprotokoll (EDV) 10 2007 und früher
Bilanzunterlagen (z.B. Debitorenliste) 10 2007 und früher
Briefe 6 2011 und früher
Buchungsanweisungen 10 2007 und früher
Buchungsbelege 10 2007 und früher
Buchungsbelege mit Grundbuchfunktion 10 2007 und früher
Buchungsprotokolle (EDV) 10 2007 und früher
Buchführungsprogramme 10 2007 und früher
     
Computerausdrucke mit Kontoauszügen 10 2007 und früher
Computerausdrucke mit Grundbuch-
bzw. Journal-Eintragungen
10 2007 und früher
Computerausdrucke mit Hauptbuch-
und Kontokorrenteintragungen
10 2007 und früher
Computerausdrucke
mit Offene-Posten-Listem
10 2007 und früher
     
Darlehensunterlagen
(soweit nicht Buchungsgrundlage)
6 2011 und früher
Datenflusspläne
für die EDV-Buchführung
10 2007 und früher
Dauerauftragsunterlagen
(soweit nicht Buchungsgrundlage)
6 2011 und früher
Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage) 10 2007 und früher
Depotauszüge 10 2007 und früher
Depotbestätigungen 10 2007 und früher
Depotbücher 10 2007 und früher
Devisenunterlagen (allgemeine) 6 2011 und früher
Disketten mit
gespeicherten Buchungsbelegen
10 2007 und früher
Disketten mit
gespeicherten Handelsbüchern
10 2007 und früher
Disketten mit
gespeicherten Inventaren
10 2007 und früher
Disketten mit
gespeicherten Lageberichten
10 2007 und früher
Disketten mit gespeicherten
Konzernlageberichten
10 2007 und früher
Disketten mit
gespeicherten Arbeitsanweisungen
(nicht Buchungsanweisungen)
6 2011 und früher
Disketten mit
gespeicherten Buchungsanweisungen
10 2007 und früher
Dubiosenunterlagen 10 2007 und früher
     
EDV-Journal 10 2007 und früher
Einfuhrunterlagen 6 2011 und früher
Eingangsrechnungen (s.a. Rechnungsdoppel) 10 2007 und früher
Einheitswertbescheide 10 2007 und früher
Eröffnungsbilanz 10 2007 und früher
Essenmarkenabrechnungen
(soweit nicht Buchungsgrundlage)
6 2011 und früher
Exportunterlagen 6 2011 und früher
     
Fahrtberichte 6 2011 und früher
Fahrtenbücher 10 2007 und früher
Fahrtkostenerstattungsunterlagen
(soweit nicht Buchungsbeleg)
6 2011 und früher
Fakturier-Journal 10 2007 und früher
Fehlerprotokolle bei EDV-Buchführung 10 2007 und früher
Finanzberichte 6 2011 und früher
Frachtbriefe 6 2011 und früher
Freistellungsbescheinigung – allgemein
gültig – des Bauunternehmens (Kopie)
6 2011 und früher
Freistellungsbescheinigung – auf
konkreten Auftrag beschränkt – (Original)
6 2011 und früher
     
Gebäude- und Grundstücksunterlagen 6 2011 und früher
Gehaltskonten 6 2011 und früher
Gehaltslisten 10 2007 und früher
Geschäftsberichte 10 2007 und früher
Geschäftsbriefe (soweit nicht für
die Besteuerung bedeutsam)
6 2011 und früher
Geschenknachweise
(soweit nicht Buchungsgrundlage)
6 2011 und früher
Gewinn- und Verlustrechnung
(Jahresbilanz)
10 2007 und früher
Grundbuchauszüge 10 2007 und früher
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) 10 2007 und früher
Gutschriften 10 2007 und früher
     
Handelsbilanz 10 2007 und früher
Handelsbriefe (soweit nicht für
die Besteuerung bedeutsam)
6 2011 und früher
Handelsbücher 10 2007 und früher
Handelsregisterauszüge 6 2011 und früher
Hauptabschlußübersicht 10 2007 und früher
Hauptbuch 10 2007 und früher
Hauptbuchkonten 10 2007 und früher
Hilfsbücher soweit Buchungsunterlagen 10 2007 und früher
     
Inventar 10 2007 und früher
Inventarunterlagen 10 2007 und früher
Investitionszulagenanträge 6 2011 und früher
     
Jahresabschlüsse 10 2007 und früher
Jahresabschlusserläuterungen 6 2011 und früher
Jahresabschlußlisten 10 2007 und früher
Journale für Hauptbuch und
Kontokorrent
10 2007 und früher
     
Kalkulationsunterlagen
(außer für Kalkulation der Herstellkosten)
6 2011 und früher
Kassenberichte 10 2007 und früher
Kassenbücher und -blätter 10 2007 und früher
Kassenzettel ,-belege
(soweit nicht Buchungsunterlage)
6 2011 und früher
Kommissionslisten 6 2011 und früher
Konsignationslager-Unterlagen 10 2007 und früher
Konsolidierungsunterlagen 10 2007 und früher
Kontenpläne und
Kontenplanänderungen
10 2007 und früher
Kontenregister 10 2007 und früher
Kontoauszüge
(Girokonten auch Postgiro)
10 2007 und früher
Kontokorrentbücher und
-kontenkarten
10 2007 und früher
Konzernabschlüsse 10 2007 und früher
Konzernlagebericht
(einschl. Arbeitsanweisungen und
Organisationsunterlagen)
10 2007 und früher
Kostenträgerrechnung
(soweit Bewertungsunterlage)
10 2007 und früher
Kostenvoranschläge 6 2011 und früher
Kreditunterlagen 6 2011 und früher
     
Lageberichte 10 2007 und früher
Lagerbuchführung 10 2007 und früher
Lagerprotokolle 6 2011 und früher
Lieferscheine** 10 2007 und früher
Lizenzabrechnungen und -unterlagen
(soweit nicht Buchungsunterlage)
6 2011 und früher
Lohnbelege 6 2011 und früher
Lohnkonten 6 2011 und früher
Lohnlisten 10 2007 und früher
Lohnunterlagen 6 2011 und früher
     
Magnetbänder mit Buchfunktion 10 2007 und früher
Mahnungen und -bescheide 6 2011 und früher
Materialentnahmescheine
(soweit nicht Buchungsunterlage)
6 2011 und früher
Mietunterlagen 6 2011 und früher
Mikrofilme mit Geschäftsbriefen 6 2011 und früher
Mikrofilme mit Buchungsbelegen 10 2007 und früher
Mikrofilme mit allgemeinen
Organisationsunterlagen
6 2011 und früher
Mikrofilme mit Arbeitsanweisungen
für die Buchführung
10 2007 und früher
     
Nachnahmebelege 6 2011 und früher
Nebenbücher 10 2007 und früher
     
OP-Listen (EDV) 10 2007 und früher
Organisationsunterlagen der
EDV-Buchführung
10 2007 und früher
     
Pachtunterlagen
(siehe auch Verträge)
6 2011 und früher
Patente und Unterlagen 6 2011 und früher
Portokassenbücher 10 2007 und früher
Postgirobelege 10 2007 und früher
Preislisten 6 2011 und früher
Programmbeschreibung
für das Buchführungsprogramm
10 2007 und früher
Protokolle (allgemeiner Art) 6 2011 und früher
Provisionsabrechnungen -unterlagen
(soweit nicht Buchungsunterlage)
6 2011 und früher
Prozessakten 6 2011 und früher
     
Quittungen 10 2007 und früher
     
Rechnungen 10 2007 und früher
Rechnungen, die als Werkleistungen im
Zusammenhang mit einem Grundstück
stehen, soweit keine andere Regelung greift.
Dies gilt für Privatpersonen.
2 2014 (Regelung gilt ab 1.8.2005)
Rechnungsdoppel über steuerfreie
innergemeinschaftliche Lieferungen
10 2007 und früher
Rechnungsdoppel (bestimmte Fälle
des innergem. Rechnungsverkehrs
nach § 14a Abs. 1 UStG)
10 Jahre ab 2005, vorher 6 Jahre 2007 und früher
Rechtsstreitfälle mit Unterlagen 6 2011 und früher
Registrierkassenstreifen 6 2011 und früher
Reisekostenabrechnungen 10 2007 und früher
Rentenversicherungsunterlagen 6 2011 und früher
Repräsentationsaufwands-Unterlagen 10 2007 und früher
     
Sachkonten 10 2007 und früher
Saldenbestätigungen 10 2007 und früher
Saldenbilanzen 10 2007 und früher
Schadensunterlagen 6 2011 und früher
Schecks 10 2007 und früher
Scheckunterlagen 6 2011 und früher
Schriftwechsel (allgemein) 6 2011 und früher
Schuldtitel 10 2007 und früher
Sparbücher 6 2011 und früher
Sparprämienunterlagen 6 2011 und früher
Speicherbelegungsplan
der EDV-Buchführung
10 2007 und früher
Speise- und Getränkekarten bei Gaststätten 6 2011 und früher
Spendenbescheinigungen 10 2007 und früher
Steuerunterlagen 10 2007 und früher
Steuererklärungen 10 2007 und früher
     
Telefonkostennachweise (keine Buchungsgrundlage) 6 2011 und früher
     
Überstundenlisten 6 2011 und früher
Umsatzsteuervoranmeldungen 10 2007 und früher
     
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 10 2007 und früher
Verkaufsbücher 10 2007 und früher
Vermögensverzeichnis 10 2007 und früher
Vermögenswirksame Leistungen 6 2011 und früher
Versand- und Frachtunterlagen 6 2011 und früher
Versicherungspolicen 6 2011 und früher
Verträge
(wenn Buchungsunterlage 10 Jahre)
6 2011 und früher
     
Wareneingangs- und -ausgangsbücher 10 2007 und früher
Wechsel (falls nicht Buchungsgrundlage) 6 2011 und früher
Wechselunterlagen (falls nicht Bestandteil
der Buchungsgrundlage)
6 2011 und früher
Wechselbuch 10 2007 und früher
Werbegeschenknachweise 10 2007 und früher
     
Zahlungsanweisungen 10 2007 und früher
Zinsabrechnungen
(soweit Buchungsgrundlage)
10 2007 und früher
Zollbelege 6 2011 und früher
Zwischenbilanz (bei Gesellschaftswechsel) 10 2007 und früher
Zwischenbilanz
(bei Umstellung des Wirtschaftsjahres)
10 2007 und früher