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Dokumentenmanagement jedes Jahr im Oktober/November

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Jetzt haben unsere Kunden mehrere Wochen Zeit zu überprüfen, ob denn wirklich alle Ordner zum Jahresende entsorgt werden sollen. Sehr oft erhalten wir dann mit der Entsorgungsgenehmigung den Bescheid, diesen oder jenen Ordner weitere Jahre zu archivieren. Über den jeweiligen Barcode wird der Ordner im System aufgerufen und das Datum zur Entsorgung auf ein, zwei oder drei Jahre verlängert.

Die Akten, die zum 31.12. entsorgt werden dürfen, werden im System in der ersten Stufe gelöscht und erscheinen auf dem Bildschirm in roter Schrift. Zum 31.12. erfolgt dann die endgültige Entsorgung und die zu berechnenden Aktenmeter zum 1.1. des Folgejahres werden niedriger.

Und in jedem Jahr ist man bei der Erstellung der Listen erstaunt, dass die Zeit schon wieder so weit fortgeschritten ist. Und der Vorteil der Sache ist, dass unsere Kunden wirklich nur das archivieren, was auch noch archiviert werden muss.

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