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Wie geht's überhaupt, bei uns Archivkunde zu werden?

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Manchmal ist es ganz einfach eine Frage der Erfahrung oder eines möglichen sichtbaren Weges, Chancen überhaupt zu erkennen. Es gibt ganz verschiedene Ausgangssituationen, um sich mit der externen Archivierung zu befassen. In der Regel sind es ganz normale Gründe, die ein Unternehmen oder eine Organisation an Archivierung außerhalb der eigenen Räume denken zu lassen. Das Unternehmen wächst, der vorgesehene Bereich zur Archivierung reicht nicht mehr aus, man plant einen Umzug und stellt beim Umzug fest, dass der eingeplante Archivbereich nicht ausreicht, oder noch nicht fertig ist oder der Kontroller stellt fest, dass die genutzten Flächen viel zu teuer sind.

Weitere Gründe stellen sich wie folgt dar:

  • Das beim Suchen einer Akte immer mehr Zeit eingeplant werden muss.
  • Und wenn die berühmte Außenprüfung der Finanzbehörden ansteht und man nicht alle Ordner findet.
  • Und wenn der alte Archivar in Rente geht.

Aber bei vielen Unternehmen besteht immer noch die Scheu, das "Allerheiligste" aus dem Haus zu geben. Wer dann wohl an unsere Akten geht. Und wie sieht es im eigenen Betrieb aus? Wer kann da an die Akten? Wird da wirklich nach dem BDSG gearbeitet? Besteht eine Zutrittskontrolle? Gibt es Alarmanlagen? Und der unbekannte Zeitfaktor. Kaum ein Unternehmen kann genau sagen, wie lange die Suche nach einem Dokument wirklich dauert. Bei uns gibt es einen festen Abfragepreis. Wie sieht es denn mit den Akten aus, die schon vor Jahren die Aufbewahrungsfrist überschritten haben und jetzt nur noch Platz in Anspruch nehmen? Bei uns erhalten Sie im vierten Quartal eine Vorschlagsentsorgungsliste. Da gibt es dann die zum 1.1. eines jeden Jahres benötigte Entsorgung. Welche Abteilungen verursachen welche Kosten bei der Archivierung? Die wenigsten Firmen wissen das. Bei uns wird nach Abteilungen oder Kostenstellen archiviert. Und wenn der "alte" Archivar in den wohlverdienten Ruhestand geht und man hier nicht wieder einen festen Arbeitsplatz schaffen möchte, dann befasst man sich mit der externen Archivierung.

Wir kommen zu Ihnen und beraten Sie, was wirklich für Sie am günstigsten ist und vor allen Dingen am preiswertesten ist. Nehmen Sie sich eine Stunde Zeit, zeigen uns Ihre Archive und sprechen mit uns Einzelheiten ab. Alles andere wird von uns erledigt. Sie erhalten ein Konzept, wie es aussehen könnte, wenn Sie bei uns archivieren. Wir erarbeiten die gesamte Logistik wie das Verpacken und den Transport der Akten. Wie wünschen Sie die Erfassung? Nach Kostenstellen, nach Abteilungen, alles wird von uns geplant. Wer darf später Akten über das Onlinetool anfordern? Wie sollen die Akten bei Anfragen an Sie geliefert werden?

Testen Sie uns, wir machen das für Sie. Und dann freuen wir uns, wenn Sie unser Kunde werden. Oder rufen Sie mich einfach an: Paul Gröters 0172-6307011

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