Aufbewahrungs- und Entsorgungsfristen
Unternehmen, Selbständige oder Institutionen sind gesetzlich dazu verpflichtet Akten, Daten, Unterlagen, Verträge fristgerecht aufzubewahren und auch zugänglich zu haben. Wie lange Sie das Archivgut aufbewahren müssen und wann Sie etwas entsorgen können, finden Sie in der Tabelle. Sie erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
| Diese Unterlagen können Sie ab 1. Januar 2026 vernichten: |
Aufbewahrungsfrist Jahre |
Vernichtbare Unterlagen aus den Jahren bzw. mit letztem Eintrag im Jahr |
|---|---|---|
| Abrechnungsunterlagen | 6 | 2019 und früher |
| Abkürzungsverzeichnis, soweit Erklärungsfunktion für Programm u.ä. |
10 | 2015 und früher |
| Abrechnungsunterlagen, soweit keine Buchungsgrundlage |
6 | 2019 und früher |
| Abrechnungsunterlagen, soweit Buchungsgrundlage |
10 | 2015 und früher |
| Abschlußübersicht (falls keine Bilanz erstellt wurde) |
10 | 2015 und früher |
| Abtretungserklärungen | 6 | 2019 und früher |
| Änderungsnachweis der EDV-Buchführung | 10 | 2015 und früher |
| Akkreditive | 10 | 2015 und früher |
| Aktenvermerke | 6 | 2019 und früher |
| Angebote | 6 | 2019 und früher |
| Angestelltenversicherung (Buchungsbelege) | 10 | 2015 und früher |
| Anhang | 10 | 2015 und früher |
| Anlagevermögensbücher und -karteien | 10 | 2015 und früher |
| Anlagenverzeichnis | 10 | 2015 und früher |
| Anlagezu- und Abgangsmeldungen | 10 | 2015 und früher |
| Anträge auf Arbeitnehmersparzulage | 6 | 2019 und früher |
| Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung | 10 | 2015 und früher |
| Auftragsbestätigungen | 6 | 2019 und früher |
| Auftrags- und Bestellunterlagen | 6 | 2019 und früher |
| Ausfuhrgenehmigungen | 6 | 2019 und früher |
| Ausfuhrunterlagen | 6 | 2019 und früher |
| Ausgangsrechnungen | 10 | 2015 und früher |
| Außendienstabrechnungen (Gehaltslisten) | 10 | 2015 und früher |
| Bankbelege | 10 | 2015 und früher |
| Bankbürgschaften | 6 | 2019 und früher |
| Baubücher | 6 | 2019 und früher |
| Bauakten | 6 | 2019 und früher |
| Baugenehmigungen | 6 | 2019 und früher |
| Baupläne | 6 | 2019 und früher |
| Beförderungspapiere im Güterkraftverkehr | 6 | 2019 und früher |
| Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger |
6 | 2019 und früher |
| Belege (soweit Buchungsgrundlage) | 10 | 2015 und früher |
| Belegzusammenstellungen | 10 | 2015 und früher |
| Bestellungen | 6 | 2019 und früher |
| Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlage |
10 | 2015 und früher |
| Betriebskrankenkasse (Buchungs- und Abrechnungsunterlagen) |
10 | 2015 und früher |
| Betriebskostenabrechnung (soweit nicht Buchungsgrundlage) |
6 | 2019 und früher |
| Betriebsprüfungsberichte | 6 | 2019 und früher |
| Bewertungsunterlagen | 10 | 2015 und früher |
| Bewirtungsunterlagen und Belege | 10 | 2015 und früher |
| Bilanzen (Jahresbilanzen) | 10 | 2015 und früher |
| Bilanzprotokoll (EDV) | 10 | 2015 und früher |
| Bilanzunterlagen (z.B. Debitorenliste) | 10 | 2015 und früher |
| Briefe | 6 | 2019 und früher |
| Buchungsanweisungen | 10 | 2015 und früher |
| Buchungsbelege | 10 | 2015 und früher |
| Buchungsbelege mit Grundbuchfunktion | 10 | 2015 und früher |
| Buchungsprotokolle (EDV) | 10 | 2015 und früher |
| Buchführungsprogramme | 10 | 2015 und früher |
| Computerausdrucke mit Kontoauszügen | 10 | 2015 und früher |
| Computerausdrucke mit Grundbuch- bzw. Journal-Eintragungen |
10 | 2015 und früher |
| Computerausdrucke mit Hauptbuch- und Kontokorrenteintragungen |
10 | 2015 und früher |
| Computerausdrucke mit Offene-Posten-Listem |
10 | 2015 und früher |
| Darlehensunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage) |
6 | 2019 und früher |
| Datenflusspläne für die EDV-Buchführung |
10 | 2015 und früher |
| Dauerauftragsunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage) |
6 | 2019 und früher |
| Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage) | 10 | 2015 und früher |
| Depotauszüge | 10 | 2015 und früher |
| Depotbestätigungen | 10 | 2015 und früher |
| Depotbücher | 10 | 2015 und früher |
| Devisenunterlagen (allgemeine) | 6 | 2019 und früher |
| Disketten mit gespeicherten Buchungsbelegen |
10 | 2015 und früher |
| Disketten mit gespeicherten Handelsbüchern |
10 | 2015 und früher |
| Disketten mit gespeicherten Inventaren |
10 | 2015 und früher |
| Disketten mit gespeicherten Lageberichten |
10 | 2015 und früher |
| Disketten mit gespeicherten Konzernlageberichten |
10 | 2015 und früher |
| Disketten mit gespeicherten Arbeitsanweisungen (nicht Buchungsanweisungen) |
6 | 2019 und früher |
| Disketten mit gespeicherten Buchungsanweisungen |
10 | 2019 und früher |
| Dubiosenunterlagen | 10 | 2015 und früher |
| EDV-Journal | 10 | 2015 und früher |
| Einfuhrunterlagen | 6 | 2019 und früher |
| Eingangsrechnungen (s.a. Rechnungsdoppel) | 10 | 2015 und früher |
| Einheitswertbescheide | 10 | 2015 und früher |
| Eröffnungsbilanz | 10 | 2015 und früher |
| Essenmarkenabrechnungen (soweit nicht Buchungsgrundlage) |
6 | 2019 und früher |
| Exportunterlagen | 6 | 2019 und früher |
| Fahrtberichte | 6 | 2019 und früher |
| Fahrtenbücher | 10 | 2015 und früher |
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen (soweit nicht Buchungsbeleg) |
6 | 2019 und früher |
| Fakturier-Journal | 10 | 2015 und früher |
| Fehlerprotokolle bei EDV-Buchführung | 10 | 2015 und früher |
| Finanzberichte | 6 | 2019 und früher |
| Frachtbriefe | 6 | 2019 und früher |
| Freistellungsbescheinigung – allgemein gültig – des Bauunternehmens (Kopie) |
6 | 2019 und früher |
| Freistellungsbescheinigung – auf konkreten Auftrag beschränkt – (Original) |
6 | 2019 und früher |
| Gebäude- und Grundstücksunterlagen | 6 | 2019 und früher |
| Gehaltskonten | 6 | 2019 und früher |
| Gehaltslisten | 10 | 2015 und früher |
| Geschäftsberichte | 10 | 2015 und früher |
| Geschäftsbriefe (soweit nicht für die Besteuerung bedeutsam) |
6 | 2019 und früher |
| Geschenknachweise (soweit nicht Buchungsgrundlage) |
6 | 2019 und früher |
| Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresbilanz) |
10 | 2015 und früher |
| Grundbuchauszüge | 10 | 2015 und früher |
| Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) | 10 | 2015 und früher |
| Gutschriften | 10 | 2015 und früher |
| Handelsbilanz | 10 | 2015 und früher |
| Handelsbriefe (soweit nicht für die Besteuerung bedeutsam) |
6 | 2019 und früher |
| Handelsbücher | 10 | 2015 und früher |
| Handelsregisterauszüge | 6 | 2019 und früher |
| Hauptabschlußübersicht | 10 | 2015 und früher |
| Hauptbuch | 10 | 2019 und früher |
| Hauptbuchkonten | 10 | 2015 und früher |
| Hilfsbücher soweit Buchungsunterlagen | 10 | 2015 und früher |
| Inventar | 10 | 2015 und früher |
| Inventarunterlagen | 10 | 2015 und früher |
| Investitionszulagenanträge | 6 | 2019 und früher |
| Jahresabschlüsse | 10 | 2015 und früher |
| Jahresabschlusserläuterungen | 6 | 2019 und früher |
| Jahresabschlußlisten | 10 | 2015 und früher |
| Journale für Hauptbuch und Kontokorrent |
10 | 2015 und früher |
| Kalkulationsunterlagen (außer für Kalkulation der Herstellkosten) |
6 | 2019 und früher |
| Kassenberichte | 10 | 2015 und früher |
| Kassenbücher und -blätter | 10 | 2015 und früher |
| Kassenzettel ,-belege (soweit nicht Buchungsunterlage) |
6 | 2019 und früher |
| Kommissionslisten | 6 | 2019 und früher |
| Konsignationslager-Unterlagen | 10 | 2015 und früher |
| Konsolidierungsunterlagen | 10 | 2015 und früher |
| Kontenpläne und Kontenplanänderungen |
10 | 2015 und früher |
| Kontenregister | 10 | 2015 und früher |
| Kontoauszüge (Girokonten auch Postgiro) |
10 | 2015 und früher |
| Kontokorrentbücher und -kontenkarten |
10 | 2015 und früher |
| Konzernabschlüsse | 10 | 2015 und früher |
| Konzernlagebericht (einschl. Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen) |
10 | 2015 und früher |
| Kostenträgerrechnung (soweit Bewertungsunterlage) |
10 | 2015 und früher |
| Kostenvoranschläge | 6 | 2019 und früher |
| Kreditunterlagen | 6 | 2019 und früher |
| Lageberichte | 10 | 2015 und früher |
| Lagerbuchführung | 10 | 2015 und früher |
| Lagerprotokolle | 6 | 2019 und früher |
| Lieferscheine** | 10 | 2015 und früher |
| Lizenzabrechnungen und -unterlagen (soweit nicht Buchungsunterlage) |
6 | 2019 und früher |
| Lohnbelege | 6 | 2019 und früher |
| Lohnkonten | 6 | 2019 und früher |
| Lohnlisten | 10 | 2015 und früher |
| Lohnunterlagen | 6 | 2019 und früher |
| Magnetbänder mit Buchfunktion | 10 | 2015 und früher |
| Mahnungen und -bescheide | 6 | 2019 und früher |
| Materialentnahmescheine (soweit nicht Buchungsunterlage) |
6 | 2019 und früher |
| Mietunterlagen | 6 | 2019 und früher |
| Mikrofilme mit Geschäftsbriefen | 6 | 2019 und früher |
| Mikrofilme mit Buchungsbelegen | 10 | 2015 und früher |
| Mikrofilme mit allgemeinen Organisationsunterlagen |
6 | 2019 und früher |
| Mikrofilme mit Arbeitsanweisungen für die Buchführung |
10 | 2015 und früher |
| Nachnahmebelege | 6 | 2019 und früher |
| Nebenbücher | 10 | 2019 und früher |
| OP-Listen (EDV) | 10 | 2015 und früher |
| Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung |
10 | 2015 und früher |
| Pachtunterlagen (siehe auch Verträge) |
6 | 2019 und früher |
| Patente und Unterlagen | 6 | 2019 und früher |
| Portokassenbücher | 10 | 2015 und früher |
| Postgirobelege | 10 | 2015 und früher |
| Preislisten | 6 | 2019 und früher |
| Programmbeschreibung für das Buchführungsprogramm |
10 | 2015 und früher |
| Protokolle (allgemeiner Art) | 6 | 2019 und früher |
| Provisionsabrechnungen -unterlagen (soweit nicht Buchungsunterlage) |
6 | 2019 und früher |
| Prozessakten | 6 | 2019 und früher |
| Quittungen | 10 | 2015 und früher |
| Rechnungen | 10 | 2015 und früher |
| Rechnungen, die als Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen, soweit keine andere Regelung greift. Dies gilt für Privatpersonen. |
2 | 2023 (Regelung gilt ab 1.8.2006) |
| Rechnungsdoppel über steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen |
10 | 2015 und früher |
| Rechnungsdoppel (bestimmte Fälle des innergem. Rechnungsverkehrs nach § 14a Abs. 1 UStG) |
10 | 2015 und früher |
| Rechtsstreitfälle mit Unterlagen | 6 | 2019 und früher |
| Registrierkassenstreifen | 6 | 2019 und früher |
| Reisekostenabrechnungen | 10 | 2015 und früher |
| Rentenversicherungsunterlagen | 6 | 2019 und früher |
| Repräsentationsaufwands-Unterlagen | 10 | 2015 und früher |
| Sachkonten | 10 | 2015 und früher |
| Saldenbestätigungen | 10 | 2015 und früher |
| Saldenbilanzen | 10 | 2015 und früher |
| Schadensunterlagen | 6 | 2019 und früher |
| Schecks | 10 | 2015 und früher |
| Scheckunterlagen | 6 | 2019 und früher |
| Schriftwechsel (allgemein) | 6 | 2019 und früher |
| Schuldtitel | 10 | 2015 und früher |
| Sparbücher | 6 | 2019 und früher |
| Sparprämienunterlagen | 6 | 2019 und früher |
| Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung |
10 | 2015 und früher |
| Speise- und Getränkekarten bei Gaststätten | 6 | 2019 und früher |
| Spendenbescheinigungen | 10 | 2015 und früher |
| Steuerunterlagen | 10 | 2015 und früher |
| Steuererklärungen | 10 | 2015 und früher |
| Telefonkostennachweise (keine Buchungsgrundlage) | 6 | 2019 und früher |
| Überstundenlisten | 6 | 2019 und früher |
| Umsatzsteuervoranmeldungen | 10 | 2015 und früher |
| Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 10 | 2015 und früher |
| Verkaufsbücher | 10 | 2015 und früher |
| Vermögensverzeichnis | 10 | 2015 und früher |
| Vermögenswirksame Leistungen | 6 | 2019 und früher |
| Versand- und Frachtunterlagen | 6 | 2019 und früher |
| Versicherungspolicen | 6 | 2019 und früher |
| Verträge (wenn Buchungsunterlage 10 Jahre) |
6 | 2019 und früher |
| Wareneingangs- und -ausgangsbücher | 10 | 2015 und früher |
| Wechsel (falls nicht Buchungsgrundlage) | 6 | 2019 und früher |
| Wechselunterlagen (falls nicht Bestandteil der Buchungsgrundlage) |
6 | 2019 und früher |
| Wechselbuch | 10 | 2015 und früher |
| Werbegeschenknachweise | 10 | 2015 und früher |
| Zahlungsanweisungen | 10 | 2015 und früher |
| Zinsabrechnungen (soweit Buchungsgrundlage) |
10 | 2015 und früher |
| Zollbelege | 6 | 2019 und früher |
| Zwischenbilanz (bei Gesellschaftswechsel) | 10 | 2015 und früher |
| Zwischenbilanz (bei Umstellung des Wirtschaftsjahres) |
10 | 2015 und früher |