Aufbewahrungs- und Entsorgungsfristen
Unternehmen, Selbständige oder Institutionen sind gesetzlich dazu verpflichtet Akten, Daten, Unterlagen, Verträge fristgerecht aufzubewahren und auch zugänglich zu haben. Wie lange Sie das Archivgut aufbewahren müssen und wann Sie etwas entsorgen können, finden Sie in der Tabelle. Sie erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
| Diese Unterlagen können Sie ab 1. Januar 2021 vernichten: |
Aufbewahrungsfrist Jahre |
Vernichtbare Unterlagen aus den Jahren bzw. mit letztem Eintrag im Jahr |
|---|---|---|
| Abrechnungsunterlagen | 6 | 2014 und früher |
| Abkürzungsverzeichnis, soweit Erklärungsfunktion für Programm u.ä. |
10 | 2010 und früher |
| Abrechnungsunterlagen, soweit keine Buchungsgrundlage |
6 | 2014 und früher |
| Abrechnungsunterlagen, soweit Buchungsgrundlage |
10 | 2010 und früher |
| Abschlußübersicht (falls keine Bilanz erstellt wurde) |
10 | 2010 und früher |
| Abtretungserklärungen | 6 | 2014 und früher |
| Änderungsnachweis der EDV-Buchführung | 10 | 2010 und früher |
| Akkreditive | 10 | 2010 und früher |
| Aktenvermerke | 6 | 2014 und früher |
| Angebote | 6 | 2014 und früher |
| Angestelltenversicherung (Buchungsbelege) | 10 | 2010 und früher |
| Anhang | 10 | 2010 und früher |
| Anlagevermögensbücher und -karteien | 10 | 2010 und früher |
| Anlagenverzeichnis | 10 | 2010 und früher |
| Anlagezu- und Abgangsmeldungen | 10 | 2010 und früher |
| Anträge auf Arbeitnehmersparzulage | 6 | 2014 und früher |
| Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung | 10 | 2010 und früher |
| Auftragsbestätigungen | 6 | 2014 und früher |
| Auftrags- und Bestellunterlagen | 6 | 2014 und früher |
| Ausfuhrgenehmigungen | 6 | 2014 und früher |
| Ausfuhrunterlagen | 6 | 2014 und früher |
| Ausgangsrechnungen | 10 | 2010 und früher |
| Außendienstabrechnungen (Gehaltslisten) | 10 | 2010 und früher |
| Bankbelege | 10 | 2010 und früher |
| Bankbürgschaften | 6 | 2014 und früher |
| Baubücher | 6 | 2014 und früher |
| Bauakten | 6 | 2014 und früher |
| Baugenehmigungen | 6 | 2014 und früher |
| Baupläne | 6 | 2014 und früher |
| Beförderungspapiere im Güterkraftverkehr | 6 | 2014 und früher |
| Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger |
6 | 2014 und früher |
| Belege (soweit Buchungsgrundlage) | 10 | 2010 und früher |
| Belegzusammenstellungen | 10 | 2010 und früher |
| Bestellungen | 6 | 2014 und früher |
| Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlage |
10 | 2010 und früher |
| Betriebskrankenkasse (Buchungs- und Abrechnungsunterlagen) |
10 | 2010 und früher |
| Betriebskostenabrechnung (soweit nicht Buchungsgrundlage) |
6 | 2014 und früher |
| Betriebsprüfungsberichte | 6 | 2014 und früher |
| Bewertungsunterlagen | 10 | 2010 und früher |
| Bewirtungsunterlagen und Belege | 10 | 2010 und früher |
| Bilanzen (Jahresbilanzen) | 10 | 2010 und früher |
| Bilanzprotokoll (EDV) | 10 | 2010 und früher |
| Bilanzunterlagen (z.B. Debitorenliste) | 10 | 2010 und früher |
| Briefe | 6 | 2014 und früher |
| Buchungsanweisungen | 10 | 2010 und früher |
| Buchungsbelege | 10 | 2010 und früher |
| Buchungsbelege mit Grundbuchfunktion | 10 | 2010 und früher |
| Buchungsprotokolle (EDV) | 10 | 2010 und früher |
| Buchführungsprogramme | 10 | 2010 und früher |
| Computerausdrucke mit Kontoauszügen | 10 | 2010 und früher |
| Computerausdrucke mit Grundbuch- bzw. Journal-Eintragungen |
10 | 2010 und früher |
| Computerausdrucke mit Hauptbuch- und Kontokorrenteintragungen |
10 | 2010 und früher |
| Computerausdrucke mit Offene-Posten-Listem |
10 | 2010 und früher |
| Darlehensunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage) |
6 | 2014 und früher |
| Datenflusspläne für die EDV-Buchführung |
10 | 2010 und früher |
| Dauerauftragsunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage) |
6 | 2014 und früher |
| Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage) | 10 | 2010 und früher |
| Depotauszüge | 10 | 2010 und früher |
| Depotbestätigungen | 10 | 2010 und früher |
| Depotbücher | 10 | 2010 und früher |
| Devisenunterlagen (allgemeine) | 6 | 2014 und früher |
| Disketten mit gespeicherten Buchungsbelegen |
10 | 2010 und früher |
| Disketten mit gespeicherten Handelsbüchern |
10 | 2010 und früher |
| Disketten mit gespeicherten Inventaren |
10 | 2010 und früher |
| Disketten mit gespeicherten Lageberichten |
10 | 2010 und früher |
| Disketten mit gespeicherten Konzernlageberichten |
10 | 2010 und früher |
| Disketten mit gespeicherten Arbeitsanweisungen (nicht Buchungsanweisungen) |
6 | 2014 und früher |
| Disketten mit gespeicherten Buchungsanweisungen |
10 | 2010 und früher |
| Dubiosenunterlagen | 10 | 2010 und früher |
| EDV-Journal | 10 | 2010 und früher |
| Einfuhrunterlagen | 6 | 2014 und früher |
| Eingangsrechnungen (s.a. Rechnungsdoppel) | 10 | 2010 und früher |
| Einheitswertbescheide | 10 | 2010 und früher |
| Eröffnungsbilanz | 10 | 2010 und früher |
| Essenmarkenabrechnungen (soweit nicht Buchungsgrundlage) |
6 | 2014 und früher |
| Exportunterlagen | 6 | 2014 und früher |
| Fahrtberichte | 6 | 2014 und früher |
| Fahrtenbücher | 10 | 2010 und früher |
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen (soweit nicht Buchungsbeleg) |
6 | 2014 und früher |
| Fakturier-Journal | 10 | 2010 und früher |
| Fehlerprotokolle bei EDV-Buchführung | 10 | 2010 und früher |
| Finanzberichte | 6 | 2014 und früher |
| Frachtbriefe | 6 | 2014 und früher |
| Freistellungsbescheinigung – allgemein gültig – des Bauunternehmens (Kopie) |
6 | 2014 und früher |
| Freistellungsbescheinigung – auf konkreten Auftrag beschränkt – (Original) |
6 | 2014 und früher |
| Gebäude- und Grundstücksunterlagen | 6 | 2014 und früher |
| Gehaltskonten | 6 | 2014 und früher |
| Gehaltslisten | 10 | 2010 und früher |
| Geschäftsberichte | 10 | 2010 und früher |
| Geschäftsbriefe (soweit nicht für die Besteuerung bedeutsam) |
6 | 2014 und früher |
| Geschenknachweise (soweit nicht Buchungsgrundlage) |
6 | 2014 und früher |
| Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresbilanz) |
10 | 2010 und früher |
| Grundbuchauszüge | 10 | 2010 und früher |
| Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) | 10 | 2010 und früher |
| Gutschriften | 10 | 2010 und früher |
| Handelsbilanz | 10 | 2010 und früher |
| Handelsbriefe (soweit nicht für die Besteuerung bedeutsam) |
6 | 2014 und früher |
| Handelsbücher | 10 | 2010 und früher |
| Handelsregisterauszüge | 6 | 2014 und früher |
| Hauptabschlußübersicht | 10 | 2010 und früher |
| Hauptbuch | 10 | 2010 und früher |
| Hauptbuchkonten | 10 | 2010 und früher |
| Hilfsbücher soweit Buchungsunterlagen | 10 | 2010 und früher |
| Inventar | 10 | 2010 und früher |
| Inventarunterlagen | 10 | 2010 und früher |
| Investitionszulagenanträge | 6 | 2014 und früher |
| Jahresabschlüsse | 10 | 2010 und früher |
| Jahresabschlusserläuterungen | 6 | 2014 und früher |
| Jahresabschlußlisten | 10 | 2010 und früher |
| Journale für Hauptbuch und Kontokorrent |
10 | 2010 und früher |
| Kalkulationsunterlagen (außer für Kalkulation der Herstellkosten) |
6 | 2014 und früher |
| Kassenberichte | 10 | 2010 und früher |
| Kassenbücher und -blätter | 10 | 2010 und früher |
| Kassenzettel ,-belege (soweit nicht Buchungsunterlage) |
6 | 2014 und früher |
| Kommissionslisten | 6 | 2014 und früher |
| Konsignationslager-Unterlagen | 10 | 2010 und früher |
| Konsolidierungsunterlagen | 10 | 2010 und früher |
| Kontenpläne und Kontenplanänderungen |
10 | 2010 und früher |
| Kontenregister | 10 | 2010 und früher |
| Kontoauszüge (Girokonten auch Postgiro) |
10 | 2010 und früher |
| Kontokorrentbücher und -kontenkarten |
10 | 2010 und früher |
| Konzernabschlüsse | 10 | 2010 und früher |
| Konzernlagebericht (einschl. Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen) |
10 | 2010 und früher |
| Kostenträgerrechnung (soweit Bewertungsunterlage) |
10 | 2010 und früher |
| Kostenvoranschläge | 6 | 2014 und früher |
| Kreditunterlagen | 6 | 2014 und früher |
| Lageberichte | 10 | 2010 und früher |
| Lagerbuchführung | 10 | 2010 und früher |
| Lagerprotokolle | 6 | 2014 und früher |
| Lieferscheine** | 10 | 2010 und früher |
| Lizenzabrechnungen und -unterlagen (soweit nicht Buchungsunterlage) |
6 | 2014 und früher |
| Lohnbelege | 6 | 2014 und früher |
| Lohnkonten | 6 | 2014 und früher |
| Lohnlisten | 10 | 2010 und früher |
| Lohnunterlagen | 6 | 2014 und früher |
| Magnetbänder mit Buchfunktion | 10 | 2010 und früher |
| Mahnungen und -bescheide | 6 | 2014 und früher |
| Materialentnahmescheine (soweit nicht Buchungsunterlage) |
6 | 2014 und früher |
| Mietunterlagen | 6 | 2014 und früher |
| Mikrofilme mit Geschäftsbriefen | 6 | 2014 und früher |
| Mikrofilme mit Buchungsbelegen | 10 | 2010 und früher |
| Mikrofilme mit allgemeinen Organisationsunterlagen |
6 | 2014 und früher |
| Mikrofilme mit Arbeitsanweisungen für die Buchführung |
10 | 2010 und früher |
| Nachnahmebelege | 6 | 2014 und früher |
| Nebenbücher | 10 | 2010 und früher |
| OP-Listen (EDV) | 10 | 2010 und früher |
| Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung |
10 | 2010 und früher |
| Pachtunterlagen (siehe auch Verträge) |
6 | 2014 und früher |
| Patente und Unterlagen | 6 | 2014 und früher |
| Portokassenbücher | 10 | 2010 und früher |
| Postgirobelege | 10 | 2010 und früher |
| Preislisten | 6 | 2014 und früher |
| Programmbeschreibung für das Buchführungsprogramm |
10 | 2010 und früher |
| Protokolle (allgemeiner Art) | 6 | 2014 und früher |
| Provisionsabrechnungen -unterlagen (soweit nicht Buchungsunterlage) |
6 | 2014 und früher |
| Prozessakten | 6 | 2014 und früher |
| Quittungen | 10 | 2010 und früher |
| Rechnungen | 10 | 2010 und früher |
| Rechnungen, die als Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen, soweit keine andere Regelung greift. Dies gilt für Privatpersonen. |
2 | 2017 (Regelung gilt ab 1.8.2006) |
| Rechnungsdoppel über steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen |
10 | 2010 und früher |
| Rechnungsdoppel (bestimmte Fälle des innergem. Rechnungsverkehrs nach § 14a Abs. 1 UStG) |
10 | 2010 und früher |
| Rechtsstreitfälle mit Unterlagen | 6 | 2014 und früher |
| Registrierkassenstreifen | 6 | 2014 und früher |
| Reisekostenabrechnungen | 10 | 2010 und früher |
| Rentenversicherungsunterlagen | 6 | 2014 und früher |
| Repräsentationsaufwands-Unterlagen | 10 | 2010 und früher |
| Sachkonten | 10 | 2010 und früher |
| Saldenbestätigungen | 10 | 2010 und früher |
| Saldenbilanzen | 10 | 2010 und früher |
| Schadensunterlagen | 6 | 2014 und früher |
| Schecks | 10 | 2010 und früher |
| Scheckunterlagen | 6 | 2014 und früher |
| Schriftwechsel (allgemein) | 6 | 2014 und früher |
| Schuldtitel | 10 | 2010 und früher |
| Sparbücher | 6 | 2014 und früher |
| Sparprämienunterlagen | 6 | 2014 und früher |
| Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung |
10 | 2010 und früher |
| Speise- und Getränkekarten bei Gaststätten | 6 | 2014 und früher |
| Spendenbescheinigungen | 10 | 2010 und früher |
| Steuerunterlagen | 10 | 2010 und früher |
| Steuererklärungen | 10 | 2010 und früher |
| Telefonkostennachweise (keine Buchungsgrundlage) | 6 | 2014 und früher |
| Überstundenlisten | 6 | 2014 und früher |
| Umsatzsteuervoranmeldungen | 10 | 2010 und früher |
| Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 10 | 2010 und früher |
| Verkaufsbücher | 10 | 2010 und früher |
| Vermögensverzeichnis | 10 | 2010 und früher |
| Vermögenswirksame Leistungen | 6 | 2014 und früher |
| Versand- und Frachtunterlagen | 6 | 2014 und früher |
| Versicherungspolicen | 6 | 2014 und früher |
| Verträge (wenn Buchungsunterlage 10 Jahre) |
6 | 2014 und früher |
| Wareneingangs- und -ausgangsbücher | 10 | 2010 und früher |
| Wechsel (falls nicht Buchungsgrundlage) | 6 | 2014 und früher |
| Wechselunterlagen (falls nicht Bestandteil der Buchungsgrundlage) |
6 | 2014 und früher |
| Wechselbuch | 10 | 2010 und früher |
| Werbegeschenknachweise | 10 | 2010 und früher |
| Zahlungsanweisungen | 10 | 2010 und früher |
| Zinsabrechnungen (soweit Buchungsgrundlage) |
10 | 2010 und früher |
| Zollbelege | 6 | 2014 und früher |
| Zwischenbilanz (bei Gesellschaftswechsel) | 10 | 2010 und früher |
| Zwischenbilanz (bei Umstellung des Wirtschaftsjahres) |
10 | 2010 und früher |